Business Intelligence: Transparente Daten, sichere Entscheidungen

Das richtige Business Intelligence-Instrumentarium hilft, vorhandene Informationen und Wissensressourcen im Unternehmen konsequent zu nutzen.

Wir wollen in eine neue Produktionsstätte investieren - aber können wir dann unseren Darlehensverbindlichkeiten termingerecht nachkommen? Warum weicht der aktuelle Cashflow vom Planwert ab? Mit welchen Produkten verdienen wir eigentlich Geld? Nicht nur in Krisenzeiten muss sich das Management mit solchen Fragen befassen. Je unsicherer aber die Aussichten, desto mehr kommt es auf richtige und schnelle Antworten an.

Für die Unternehmenssteuerung bedeutet dies, dass die Anforderungen an den Controlling-Bereich erheblich steigen: Bei der Planung ist die wachsende Unsicherheit zu berücksichtigen. Das Berichtswesen muss sich stärker auf die hohen Ansprüche externer Stakeholder wie Banken ausrichten. Zudem ist zu prüfen, wie wirksam die eingeleiteten Maßnahmen zur Krisenbewältigung sind.

Gut aufbereitete Daten als nachhaltige Grundlage
Business Intelligence, kurz BI, bietet die passenden Instrumente, um diesen Herausforderungen zu begegnen. „Die perfekte Business Intelligence-Umgebung für alle Unternehmen gibt es nicht", erläutert KPMG-Partner Bernd Trautwein. „Jedes Unternehmen kann aber individuell mit Blick auf entscheidende Einflussfaktoren wie Branche, Größe und Geschäftsmodell eine maßgeschneiderte BI entwickeln."

Ein junges Wachstumsunternehmen beispielsweise kann für gewöhnlich noch nicht auf eine ausgereifte Profitabilitätsanalyse nach unterschiedlichen Auswertungsdimensionen zurückgreifen. Hier kommt es eher darauf an, die häufig nur dezentral vorliegenden Informationen im Unternehmen zu sammeln. Somit behält das Management zumindest die Umsatz- und Kostenentwicklung im Blick und kann die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich Transparenz und korrekter Rechnungslegung erfüllen.

Datentransparenz und Entscheidungsunterstützung
Anders etwa bei einem internationalen Handelskonzern: Hier besteht bereits ein höherer Grad an Informationsintegration zwischen internem und externem Zahlenwerk. Weitergehende Analysen wie Margenberichte nach Produkten, Ländern und Verkaufskanälen sind häufig gängige Praxis.

So unterschiedlich die Anforderungen an die Unternehmenssteuerung sind, so vielfältig ist auch der Handlungsbedarf bei BI-Lösungen. Generell lassen sich jedoch zwei wesentliche Themenfelder mit Entwicklungspotenzial identifizieren: die Datentransparenz und die Entscheidungsunterstützung.

Schlechte Daten führen zu schlechten Entscheidungen
Jedes Unternehmen sollte sich daher fragen: Sind die strategisch wichtigen Informationen in einer adäquaten Qualität verfügbar? Liefern die vorliegenden Informationen eine valide Basis, um die wesentlichen unternehmerischen Entscheidungen zu stützen? Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren bereits ihre Datentransparenz verbessert, indem sie internes und externes Rechnungswesen stärker integrierten. Nun geht es vor allem darum, die Entscheidungsunterstützung weiterzuentwickeln.

Laut einer Umfrage der Economist Intelligence Unit sehen Manager in hochwertigen Daten die wichtigste Grundlage im Entscheidungsprozess. „Schlechte Daten führen zu schlechten Entscheidungen", so die Überzeugung der Führungskräfte. Je mehr ein Manager über die Umsatzentwicklung, die Kostensituation und die Ergebnisbeiträge weiß, desto weniger muss er seine strategischen Entscheidungen auf bloße Vermutungen stützen.

Management benötigt passendes Informationspaket
Wie lassen sich die vorhandenen Informationen bestmöglich für den Entscheidungsprozess nutzen? „Die Daten müssen richtig gefiltert und adäquat dargestellt sein", sagt Business Intelligence-Spezialist Christian Willmes. „Das Management benötigt für jede steuerungsrelevante Frage das passende Informationspaket. Diese Berichte sollten individuell auf die jeweiligen Entscheidungsträger und die verschiedenen Organisationsebenen im Unternehmen zugeschnitten sein."

Das moderne Reporting-Instrumentarium unterstützt das Management dabei, nachhaltige Entscheidungen zu treffen. Aber vor dem Hintergrund der Wirtschaftskrise bleibt die Unsicherheit ein großer Risikofaktor. Jede Woche kann neue Überraschungen mit sich bringen - ein Kunde zahlt nicht, ein Lieferant gerät in Schieflage, die Bank stellt die Finanzierung infrage. Deshalb ist es umso wichtiger, die Entwicklung des Unternehmens anhand der richtigen Informationen zu bewerten.

Wachstumsstarke Unternehmen achten auf Kennzahlen-Mix
Daneben ist aber auch wichtig, verschiedene Szenarien durchzuspielen, um alternative Maßnahmenpläne zu entwickeln. Voraussetzung ist ein flexibles BI-Instrumentarium, das verschiedene steuerungsrelevante Kennzahlen bereithält, die miteinander zu verknüpfen sind.

Gerade wachstumsstarke Unternehmen achten bei ihren Berichten auf einen ausgewogenen Kennzahlen-Mix, basierend auf Ursache- Wirkungsbeziehungen. Bei der Planung greifen sie neben internen finanziellen auch auf externe zukunfts- und risikoorientierte Daten zur Simulation verschiedener Szenarien zurück. Dies umfasst auch Informationen zur volkswirtschaftlichen Entwicklung und zur Wettbewerbssituation.

Professionelles Szenariomanagement
Somit ist es möglich, in regelmäßigen Abständen zu testen, wie sich beispielsweise ein Auftragsrückgang auf die Liquidität des Unternehmens auswirkt. Das Management kann sich frühzeitig Gedanken machen, wie es solchen Entwicklungen begegnet. Die Planungsqualität verbessert sich.

„Ein professionelles Szenariomanagement ist nicht nur für das Finanzressort nützlich", sagt Willmes. „Vorstand, Bereichsleiter, Strategieteams, aber auch Kapitalgeber und andere Stakeholder profitieren von den Simulationsmöglichkeiten, die eine moderne Business Intelligence bereithält."

Reputation durch Fehler im Datenschutz gefährdet
Datentransparenz gewinnt aber auch auf einer anderen Ebene zunehmend an Bedeutung: Der Umgang mit personenbezogenen Daten muss unter datenschutzrechtlichen Aspekten stets im Fokus der Unternehmensführung stehen. Werden auf dieser Ebene Fehler gemacht, kann dies nicht nur empfindliche Strafen nach sich ziehen.

Auch die Reputation des Unternehmens steht auf dem Spiel. Unter diesem Aspekt ist die Überprüfung interner Prozesse auf Datentransparenz sowie Datenschutzkonformität von enormer Bedeutung.

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