Fallbeispiel: Optimale Umsatzsteuerprozesse nach EDV-gestütztem VAT Review
Es handelt sich um ein renommiertes deutsches Unternehmen mit zahlreichen Tochtergesellschaften im In- und Ausland. Das Unternehmen besitzt eine eigene Steuerabteilung und beschäftigt dort einen Umsatzsteuerspezialisten. Es erfüllt außerdem die Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
Nach obenBei einer Tochtergesellschaft des Mandanten führte eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung des Finanzamtes zu erheblichen Umsatzsteuernachzahlungen, die auch noch über einen großen Zeitraum verzinst werden mussten. Das sollte kein zweites Mal passieren. Deshalb bat der Mandant KPMG um Unterstützung: Das Team von Indirect Tax Services der KPMG sollte einen EDV-gestützten VAT Review durchführen, damit künftige Betriebsprüfungen nicht noch einmal mit einer unangenehmen Überraschung enden: nämlich erneuten Nachzahlungen für falsch behandelte Umsatzsteuerprozesse.
Nach obenAm Anfang stand die Bestandsaufnahme: Ein speziell auf den Mandanten zugeschnittenes KPMG-Team nahm die internen Abläufe genau unter die Lupe. Zunächst wurden alle Prozesse ausgewertet, die für die Umsatzsteuer von Bedeutung waren. Das reichte vom Vertrag über die Datenübertragung bis hin zur Erstellung der Steuererklärungen. Danach erstellten die Umsatzsteuerspezialisten von KPMG eine umfassende Prozessanalyse. Dank der gewonnenen Erkenntnisse konnten sie den Ist-Zustand der Abläufe detailliert darstellen und weitere EDV-Checks mit dem Mandanten abstimmen.
Dabei setzte das KPMG-Team von Tax Management Services die Prüfsoftware IDEA ein, die Plausibilitätskontrollen, Selektion von Daten und somit den Einstieg in Einzelthemen ermöglicht. Auf diese Weise können in Stichproben die Geschäftsvorfälle des Unternehmens umfassend und zeitsparend geprüft werden.
Dabei entdeckten die Umsatzsteuerspezialisten einige Auffälligkeiten, denen sie vor Ort beim Mandanten nachgingen: durch eine weitere materiell-rechtliche Prüfung und eine formelle Beleg- und Vertragsprüfung. Schließlich konnte dadurch in folgenden Bereichen Optimierungspotenzial identifiziert werden:
- Nichterfüllung formeller Rechnungsanforderungen
- Fehlerhafte Rechnungsstellung bei Dauerschuldverhältnissen
- Fehlen von oder formelle Mängel bei den Buch- und Belegnachweisen bei internationalen Geschäftsvorfällen
- Unzutreffende Tarifierung für Produkte
- Falsche Abrechnungen bei Intercompany-Verträgen
- Unzutreffende Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens
Auf Grund dieses Umsatzsteuer-Reviews konnten bislang fehlerhaft behandelte Geschäftvorfälle berichtigt werden. Korrekturen für die Vergangenheit konnten somit durchgeführt und so zusätzliche Zinsen vermieden werden.
Außerdem wurden Kontrollen eingerichtet oder verbessert, damit künftig Umsatzsteuerrisiken früher erkannt und die Geschäftsvorfälle richtig behandelt werden können. Dabei wurden die Mitarbeiter des Mandanten von KPMG geschult sowie bei den Prozessanpassungen im Unternehmen unterstützt.
Zum Beispiel können durch entsprechende Kontrollen nunmehr Rechnungen oder Belegnachweise, die nicht sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, rechtzeitig erkannt oder nachträglich angefordert werden. Auch Cashflow-Vorteile wurden durch die Verbesserung der Umsatzsteuerprozesse erreicht.
Diese Erfolge bewogen den Mandanten zu einem weiteren Schritt: Er beauftragte KPMG, eigens für ihn ein Umsatzsteuer-Handbuch auszuarbeiten. Es soll Standards setzen bei der richtigen Behandlung von Eingangs- und Ausgangsleistungen und als Entscheidungshilfe für die Mitarbeiter dienen - ein wichtiger Schritt hin zur nachhaltigen Optimierung und Risikominimierung im Bereich Umsatzsteuer.
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