EHUG: Neuerungen im Überblick
Elektronisches Handelsregister
Das Handelsregister ist elektronisch zu führen. Die Zuständigkeit verbleibt bei den Amtsgerichten, wobei aufgrund der Umstellung auf die elektronische Registerführung die räumliche Nähe zum Sitz des Unternehmens bedeutungslos ist. Dies ermöglicht die Konzentration der Zuständigkeit auf eine wesentlich geringere Anzahl von Amtsgerichten als bisher. Die Wirksamkeit der Eintragung hängt von der Aufnahme in den für Handelsregistereintragungen bestimmten Datenspeicher und der auf Dauer inhaltlich unveränderten Wiedergabe in lesbarer Form ab. Neue Registerblätter werden nur noch in elektronischer Form angelegt; bisher noch in Papierform geführte Registerblätter sind bis spätestens Ende 2006 in elektronische Registerblätter zu überführen.
Korrespondierend zur Führung des Handelsregisters in elektronischer Form sind nunmehr auch Anmeldungen zur Eintragung in elektronischer Form einzureichen. Für eine Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2009 wird den Landesregierungen die Möglichkeit eingeräumt, durch Rechtsverordnung auch weiterhin die Einreichung in Papierform zuzulassen; davon unberührt bleibt die Verpflichtung zur Führung des Handelsregisters in elektronischer Form.
Neue Möglichkeiten der Einsichtnahme
Neben der Einsicht beim Registergericht ist nun auch die Einsichtnahme über das Internet möglich. Der Abruf eines elektronischen Handelsregisterauszugs wird mit EUR 4,50 in Rechnung gestellt. Nur für eine Übergangszeit bleibt noch eine zusätzliche Bekanntmachung von eintragungspflichtigen Tatsachen in einer Tageszeitung vorgeschrieben.
Zu den dort veröffentlichten Daten zählen:
- Eintragungen im Handelsregister und deren Bekanntmachung und zum Handelsregister eingereichte Dokumente
- Unterlagen der Rechnungslegung nach den §§ 325 und 339 HGB und deren Bekanntmachung
- gesellschaftsrechtliche Bekanntmachungen im elektronischen Bundesanzeiger
- nach dem WpHG vorgeschriebene Veröffentlichungen von Unternehmen
Offenlegung von Unterlagen der Rechnungslegung
Nach § 325 Abs. 1 HGB haben die gesetzlichen Vertreter den Jahresabschluss und die weiteren offenlegungspflichtigen Unterlagen beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers in elektronischer Form einzureichen, von wo aus neben der Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger die Übermittlung der offenlegungspflichtigen Unterlagen an das Unternehmensregister erfolgt.Verkürzte Frist für kapitalmarktorientierte Unternehmen
Für eine Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2009 haben die Landesregierungen hinsichtlich der Offenlegung von Unterlagen der Rechnungslegung die Möglichkeit, durch Rechtsverordnung auch die Einreichung in Papierform zuzulassen. Für kapitalmarktorientierte Unternehmen verkürzt sich die Offenlegungsfrist in der Regel auf vier Monate, während es für die übrigen zur Offenlegung verpflichteten Unternehmen bei der Frist von zwölf Monaten bleibt.
Abstufung zwischen kleineren und großen Gesellschaften entfällt
Während kleine und mittelgroße Gesellschaften bisher lediglich im Bundesanzeiger bekannt zu machen hatten, bei welchem Handelsregister und unter welcher Nummer die Unterlagen eingereicht wurden, sind sie nunmehr hinsichtlich Publizität insoweit großen Gesellschaften gleichgestellt. Erhalten bleiben jedoch die größenabhängigen Aufstellungs- und Offenlegungserleichterungen, was den Umfang der offenlegungspflichtigen Informationen betrifft. Nach oben
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails
Neben Briefen unterliegen alle schriftlichen Mitteilungen von Unternehmen an einen externen Empfänger im geschäftlichen Verkehr den Pflichtangaben nach den für die jeweilige Rechtsform geltenden Bestimmungen. Betroffen sind also zum Beispiel auch Faxe, Quittungen und E-Mails.
Link aufs Impressum einer Homepage genügt nicht
Bei jeder ausgehenden geschäftlichen E-Mail, insbesondere auch bei einer E-Mail Antwort oder Weiterleitung, ist somit sicherzustellen, dass die Pflichtangaben in der E-Mail selbst enthalten sind.
Die Pflichtangaben gelten für:
- Aktiengesellschaften (§ 80 AktG)
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 35 a GmbHG)
- alle Personenhandelsgesellschaften, z. B. oHG, KG und sämtliche Mischformen (z. B. GmbH & Co. KG) (§§ 125 a, 177 HGB)
- Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, § 125 a HGB)
- Genossenschaften (§ 25 a GenG)
- Einzelkaufleute (§ 37 a HGB)
Welche Pflichtangaben die Geschäftskorrespondenz im Einzelnen enthalten muss, ist von der Rechtsform des Unternehmens abhängig.
Geschäftsbriefe, E-Mails, Telefaxe etc. der vorstehend aufgeführten Unternehmen müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Firmenname, wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Ge-nossenschaftsregister eingetragen ist
- Rechtsformzusatz, z. B. AG, GmbH, KG, oHG etc.
- Sitz des Unternehmens (insofern ist stets der satzungsmäßige Sitz des Unternehmens anzugeben, auch wenn der Geschäftsbrief von einer Zweigniederlassung versendet wird)
- Registernummer
- Registergericht.
Neben diesen Mindestangaben sind für bestimmte Rechtsformen zusätzliche Angaben erforderlich.
Aktiengeselltschaften
Bei AGs müssen neben den Mindestangaben alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen angegeben werden, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist. Des Weiteren muss der ausgeschriebene Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden angegeben werden.
GmbH
Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen neben den Mindestangaben alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenen Vor- und Zunamen und - sofern ein Aufsichtsrat existiert - der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen angegeben werden.
GmbH & Co. KG
Bei einer GmbH & Co. KG müssen zunächst sämtliche Mindestangaben für die Komplementär GmbH als auch für die KG gemacht werden. Für die Komplementär GmbH sind zusätzlich die für die GmbH vorgeschriebenen Zusatzangaben erforderlich.
Genossenschaften
Bei der Rechtsform einer Genossenschaft müssen zusätzlich zu den Mindestangaben alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen angegeben werden sowie der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, sofern ein Auf-sichtsrat existiert.
Keine Änderungen für GbR
Für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) hat das EHUG keine Neuerungen gebracht. Auf Geschäftsbriefen, E-Mails, Telefaxen etc. einer GbR müssen aber die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt sein. Seit dem 22. Mai 2007 istaufgrund des Gesetzes zur Neuregelung des Versicherungsvermittlerrechts zusätzlich eine ladungsfähige Anschrift zu nennen.
Gefahr kostenpflichtiger Abmahnungen
Das Einhalten der Vorschriften zu den Pflichtangaben kann vom Registergericht mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro durchgesetzt werden. Des Weiteren kann ein Verstoß gegen die Informationspflichten eventuell zivilrechtliche Ansprüche Dritter begründen oder einen Wettbewerbsverstoß darstellen und zu kostenpflichtigen Abmahnungen führen.
Pflichtangaben beim Internetauftritt
Das EHUG erweitert die „Allgemeinen Informationspflichten" gemäß § 6 Teledienstgesetz, der zum 1. März 2007 durch § 5 Tele-mediengesetz ersetzt wurde. Betroffen sind von den Änderungen grundsätzlich sämtliche Unternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (AG, GmbH etc.), die einen Internetauftritt haben. Das Impressum einer Homepage muss danach bei einer juristischen Person zwingend die Rechtsform angeben.
Angaben zum Kapital der Gesellschaft
Sofern das Unternehmen im Zusammenhang mit dem Internetauftritt freiwillig das Kapital der Gesellschaft (Grund- oder Stamm-kapital) verlautbart bzw. angibt, ist im Impressum zusätzlich der Nominalbetrag des Grund- oder Stammkapitals anzugeben. Soweit nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen auf das Grund- oder Stammkapital einbezahlt sind, ist im Impressum zusätzlich der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Darüber hinaus muss bei Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die sich in Abwicklung oder Liquidation befinden, eine Angabe über diesen Status im Impressum gemacht werden.
Ein Verstoß gegen die Angabepflichten nach dem Telemediengesetz stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Des Weiteren drohen u. U. kostenpflichtige Abmahnungen und zivilrechtliche Ansprüche Dritter.
Prof. Dr. Wienand Schruff
T +49 30 2068-1480
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