Fallbeispiel: Umsatzsteuer-Check bei einem Hardware-Hersteller

Der Mandant

KPMG wurde von einem Unternehmen, das Großanlagen für die Produktion von CD-ROM und Druckerzeugnissen herstellt, bei nachstehendem Fall um Unterstützung gebeten. Die deutsche Gesellschaft besitzt Produktionsgesellschaften in fünf EU-Mitgliedsstaaten und in der Schweiz.

Der Fall

Das Unternehmen führt aus umsatzsteuerlicher Sicht Warenlieferungen aus. Dies ist teilweise mit einem hohen Installationsaufwand bei dessen Kunden vor Ort verbunden. Deshalb ist die deutsche Gesellschaft in drei Mitgliedstaaten für Umsatzsteuerzwecke registriert und gibt dort Voranmeldungen ab. Darüber hinaus bietet der Konzern After Sales Services wie Ersatzsteillieferungen, Wartungen oder Reparaturen an.

Bei einer Betriebsprüfung wurde bemängelt, dass Umsätze mit ausländischen Vertragspartnern grundsätzlich ohne Mehrwertsteuer abgerechnet würden. Die Abrechnung war zwar weitgehend korrekt, weil es sich um grenzüberschreitende Lieferungen oder Leistungen im Ausland handelte. Allerdings wurden die Umsätze nicht nach ihrer umsatzsteuerlichen Qualifizierung angemeldet. Beispielsweise wurden auch Serviceleistungen im Ausland als steuerfreie Warenlieferungen erklärt.

Deshalb war es während der Betriebsprüfung sehr zeitaufwändig festzustellen, ob es sich jeweils um eine steuerfreie Warenlieferung oder um einen nicht steuerbaren Umsatz mit Leistungsort im Ausland handelt.

Aus diesem Grund hat das Unternehmen die umsatzsteuerlichen Liefer- und Leistungsbeziehungen mit Unterstützung von KPMG analysiert. Ziel war es, zutreffende Umsatzsteuererklärungen und Zusammenfassende Meldungen abzugeben - und das bereits mit Blick auf die Meldung von Dienstleistungen ins Ausland, wie sie das kommende Mehrwertsteuerpaket ab 2010 vorsieht.

Die Vorgehensweise

Zunächst hat das KPMG-Beratungsteam, das auch von Umsatzsteuerspezialisten aus dem Ausland unterstützt wurde, in Workshops mit den Abteilungen Finanzen, Vertrieb und Einkauf die umsatzsteuerlichen Liefer- und Leistungsströme aufgenommen. Abgefragt wurde auch, bei welchen Geschäftsvorfällen manuell in das ERP-System eingegriffen werden muss und welche manuellen Prozesse besonders zeitaufwändig sind. Parallel dazu untersuchten unsere Spezialisten das ERP-System danach, ob die Steuerfindungslogik die Geschäftsvorfälle zutreffend abbildet.

Das Ergebnis der ersten Phase: eine detaillierte Analyse der Geschäftsvorfälle sowohl aus Umsatzsteuersicht als auch bei der Abbildung im ERP-System.

In der anschließenden Phase überarbeitete das KPMG-Beratungsteam gemeinsam mit dem Mandanten die Steuerfindungslogik im ERP-System für die bis dato nicht korrekt angemeldeten Geschäftsvorfälle. Für ausländische Meldungen wurde ein Lösungsansatz entworfen, diese automatisiert über das ERP-System zu erstellen. Die IT-Abteilung des Mandanten hat diesen Ansatz im System übernommen und zusammen mit KPMG unter Einbindung der Steuerabteilung in Stichproben geprüft.

Der Erfolg

Dank der gemeinsam mit KPMG entwickelten Steuerfindungslogik kann unser Mandant bereits jetzt die ab 2010 erforderlichen Meldungen für Dienstleistungen generieren und Umsatzsteuererklärungen im In- und Ausland zutreffend abgeben.

Manuelle Eingriffe in die Steuerfindung sind nicht mehr erforderlich, weil nun die Geschäftsvorfälle korrekt im IT-System dargestellt werden können. Außerdem sind der Vertrieb und die Steuerabteilung besser als vorher in der Lage, Risiken und Verpflichtungen im Ausland frühzeitig zu erkennen.